Privacyverklaring

Privacy verklaring Oké Groep B.V./ Oké Vastgoedservice B.V./ Oké Schoonmaak B.V. / Oké Milieutechniek B.V. (hierna te noemen “Oké”)

1 maart 2022

Oké respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt, of anderszins door ons wordt verkregen, vertrouwelijk wordt behandeld. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over een persoon vertellen. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Oké verwerkt.

Wat is verwerken?
Met verwerken bedoelen we alles wat we met deze persoonsgegevens doen, zoals verzamelen, vastleggen, opslaan, aanpassen, ordenen, gebruiken, bekendmaken, doorgeven of verwijderen. Bij die verwerking houden wij ons aan de eisen die de Europese en Nederlandse privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:

  • Wij duidelijk vermelden voor welke doeleindenwij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
  • Wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
  • Wij u eerst vragen om toestemmingom uw persoonsgegevens te verwerken in die gevallen waarbij uw toestemming is vereist;
  • Wij passende beveiligingsmaatregelennemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;

Waarom heeft Oké deze privacyverklaring?
In deze privacyverklaring leggen wij zo helder mogelijk uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken, met welk doel en met welke grondslag. Wij raden u dan ook aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Van wie verwerkt Oké persoonsgegevens?
U deelt persoonsgegevens met ons wanneer u klant wordt, zich registreert voor onze diensten, online een formulier invult, een contract ondertekent, onze producten of diensten gebruikt of via een van onze communicatiekanalen contact met ons opneemt. Vervolgens verwerken wij deze gegevens. Dit doen wij van de volgende groepen betrokkenen:

  • Bezoekers van de websites van Oké (okebv.nl)hierna te noemen de “website”);
  • Alle voormalige en bestaande werknemers. De informatie over de verwerking van persoonsgegevens van werknemers is opgenomen in het uitgebreide privacy beleid van Oké. Dit beleid wordt aan alle medewerkers van Oké kenbaar gemaakt, en is ook op te vragen via privacy@okebv.nl;
  • Vertegenwoordigers van zakelijke relaties en potentiële klanten (hieronder vallen ook de leveranciers, onderaannemers en opdrachtgevers van Oké);
  • Aspirant-werknemers (sollicitanten) die zich als werkzoekende inschrijven bij Oké (dit kan via de website, maar ook via de mail of telefonisch);
  • Alle andere personen die met Oké contact opnemen en van wie Oké persoonsgegevens verwerkt.

Welke persoonsgegevens verwerkt Oké?

Wij verwerken per categorie betrokkene de volgende persoonsgegevensgegevens:

Website bezoekers:

  • Browsertype, taal, datum en tijd van het bezoek, bezoekpatronen en sitegebruik;
  • IP-adres;

Werknemers:

  • NAW-gegevens;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Burgerlijke staat;
  • Paspoort- en ID kaartnummers;
  • Bankgegevens;
  • Inschrijfnummer Kamer van Koophandel (zzp);
  • CV (inclusief werkervaring, opleidingen, diploma’s en referenties);
  • BSN;
  • Kopie ID-bewijs en/of verblijfsvergunning;
  • Rijbewijs;

Zakelijke relaties, zoals (vertegenwoordigers van) klanten, leveranciers, (onder)aannemers:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Telefoonnummer en e-mailadres

Sollicitanten:

  • NAW-gegevens;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • CV (inclusief werkervaring, opleidingen, diploma’s en referenties);
  • Wel/geen rijbewijs B/BE.

    Andere gegevens dan bovenstaande heeft Oké niet nodig om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert of voor een openstaande functie bij Oké. Wij raden dan ook ten zeerste af om andere dan die gegevens aan Oké te verstrekken. Mocht je toch andere gegevens verstrekken, dan geef je door het verstrekken toestemming aan Oké om deze gegevens te verwerken.

Met welk doel verwerkt Oké persoonsgegevens en welke grondslagen heeft Oké hiervoor?
Wij verzamelen of gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring, tenzij wij hiervoor uw toestemming hebben verkregen.

De persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien u hiervoor toestemming heeft gegeven, of indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben, of indien het noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting of indien het noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Oké of een derde. Zie hieronder met welk doel uw persoonsgegevens worden verwerkt en wat de grondslag hiervoor is:

  1. Gebruik van onze diensten
    Om gebruik te kunnen maken van onze diensten is het noodzakelijk dat u ons persoonsgegevens verstrekt. Wij verwerken deze persoonsgegevens dan voor de volgende doeleinden:
  • Toezending van offertes;
  • Beantwoording van vragen over onze diensten en producten;
  • De levering van onze diensten en/of producten;
  • Facturering;

De grondslag hiervoor is het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst met Oké.

  1. Gebruik voor sollicitatieprocedure en uitvoeren arbeidsovereenkomst
    Wij verzamelen en verwerken gegevens van sollicitanten ten behoeve van de sollicitatieprocedure. Dit gebeurd rechtstreeks, door middel van het sollicitatieformulier, via aangehechte CV’s of via derde partijen. De sollicitant verkiest zelf welke persoonsgegevens hij verstrekt.

    De grondslag hiervoor is de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, waaronder ook valt de werving, selectie en de sollicitatieprocedure.

  2. Gebruik voor o.a. direct marketing over onze diensten
    Het is mogelijk dat Oké uw gegevens gebruikt voor direct marketing- en communicatie doeleinden. Bijvoorbeeld om het contact te bevorderen, e- mail marketing, en om u een enquête over onze dienstverlening te sturen.

    De verwerking vindt in dit geval plaats op grond van een gerechtvaardigd belang, indien u onze diensten al afneemt.

Wettelijke verplichting
Wij verwerken ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn. Denk hierbij aan het verstrekken van persoonsgegevens aan de belastingdienst of politie. Een voorbeeld is dat Oké bij vermoeden van fraude aangifte mag doen bij de politie.

Bewaartermijnen
Oké bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan dat zij noodzakelijk zijn voor het vervullen van het doel waarvoor zij zijn verkregen, tenzij er een wettelijk verplichting is die het langer bewaren van de gegevens verplicht stelt. Dit houdt in dat wij de door u verstrekte persoonsgegevens bewaren voor de duur van onze samenwerking, en voor maximaal 7 jaren na het eindigen van deze samenwerking. Bent u sollicitant(e) en bent u niet aangenomen? Uw persoonsgegevens worden uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Indien wij uw toestemming hebben om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er wellicht in de toekomst nog passende functies vrijkomen, of wanneer je een open sollicitatie stuurt zal deze termijn één jaar bedragen.

Onderwerpt Oké mij aan geautomatiseerde besluitvorming?
Oké neemt geen (automatische) besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen en/of computerprogramma’s e.d., zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Oké) betrokkenheid bij heeft.

Worden mijn gegevens aan derden verstrekt?
Wij maken – indien noodzakelijk – gebruik van derden bij de uitvoering van onze (bedrijfs)activiteiten, denk hierbij aan loonadministratie, onderaannemers en leveranciers van Oké. Indien deze derden daarbij toegang hebben tot uw gegevens, nemen wij altijd passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde doelen worden gebruikt. Het verkopen van uw persoonsgegevens gebeurt nooit. Daarnaast schakelt Oké derde partijen in om diensten te verrichten in verband met het beheer en de beveiliging van haar systemen. Het kan zijn dat hierbij persoonsgegevens verwerkt worden. Oké autoriseert deze partijen uitsluitend om deze gegevens te gebruiken in verband met de diensten die zij verrichten. Oké sluit met deze derde partijen verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Zorgt Oké dat mijn gegevens beschermd zijn?
Oké heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.

Deze maatregelen zijn onder andere, maar niet beperkt tot:

  • beveiligde netwerkverbindingen (SSL);
  • Een veilige digitale omgeving;
  • Personeel en derden zijn verplicht tot geheimhouding;
  • Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bepaalde geautoriseerde personen;
  • Encryptie;
  • Back-ups;
  • Personeel wordt getraind rondom privacy;
  • Strikt wachtwoordbeleid;
  • Firewalls
  • Virusscanners
  • Software (updates)

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via privacy@okebv.nl .

Cookies

Lees hier de cookieverklaring van Oké. Oké gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Als u helemaal geen cookies wenst kunt u uw internetbrowser zodanig instellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Camerabewaking en toegangsregistratie
In ons pand maken wij gebruik van camerabewaking. Deze dienen uw en onze veiligheid en worden uitsluitend onder zeer strenge voorwaarden gedeeld met betrokkene(n) en/of de politie. Opgeslagen camerabeelden worden na maximaal 14 dagen gewist, mits er geen duidelijke aanleiding is deze langer te bewaren.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Oké en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u, of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@okebv.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, en in elk geval binnen 4 weken, op uw verzoek.

Kan deze privacyverklaring gewijzigd worden?
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Kan ik een klacht indienen?
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan gaan wij hier graag met u over in gesprek. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht over een onjuiste verwerking van uw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kan ik Oké bereiken: onze contactgegevens?
Voor vragen of verzoeken over deze privacyverklaring of over uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande gegevens;

Oké Groep B.V.

Flevolaan 6
1382 JZ Weesp
020-6007307

Privacy Officer
Michael van Nol
privacy@okebv.nl

Deze versie van de privacyverklaring is op 1 maart 2022 voor het laatst gewijzigd.

Vragen? Bel ons op (020) 600 73 07
of mail ons via het onderstaande contact formulier.

Stel hieronder uw vraag en u krijgt zo snel mogelijk antwoord.